Đa số nhà máy sản xuất không mất thời gian vì một thảm họa lớn. Họ mất vì năm vấn đề nhỏ lặp lại mỗi ngày. Đứng riêng thì cái nào cũng vô hại. Cộng dồn cả năm, chúng chính là khác biệt giữa một xưởng sản xuất mở rộng được và một xưởng sản xuất giậm chân. Mình có kinh nghiệm xây đúng những hệ thống gỡ mấy nút này cho nhà sản xuất ở Đức — đây là chỗ thời gian thật sự trôi đi.
Thường không phải thiếu tay nghề — mà thiếu hệ thống
Lý thuyết quản trị kinh điển chia doanh nghiệp thành các yếu tố sản xuất — lao động, thiết bị và vật liệu — cộng yếu tố thứ tư:
- Lao động
- Thiết bị
- Vật liệu
- Điều hành, lập kế hoạch và tổ chức
Yếu tố thứ tư này mới là yếu tố dẫn dắt. Nói mộc: xưởng sản xuất hiếm khi lớn lên nhờ mua thêm một cái máy hay thuê thêm một người thợ. Nó lớn khi tầng lập kế hoạch và thông tin bên trên mạnh lên. Mỗi nút thắt dưới đây đều là một lỗ hổng ở tầng đó.
1. Nhận đơn thủ công
Báo giá và đơn hàng gõ lại bằng tay, đi qua cùng một thông tin ba lần:
- Excel
- Sản xuất
Mỗi lần gõ lại là một lần có thể sai số lượng, sai giá, sai quy cách. Đây thuần túy là việc dữ liệu — thứ rẻ nhất trên đời để tự động hóa — và là chỗ đầu tiên mà lỗi biến thành hàng hỏng và khách nổi giận.
2. Lập kế hoạch nguyên vật liệu theo trí nhớ
Lập kế hoạch nhu cầu (requirement planning) có phương pháp rõ ràng. Bạn hoặc tính chính xác từ định mức vật tư (bill of materials – BOM), hoặc dự báo từ nhu cầu quá khứ. Mỗi lần đặt bao nhiêu có mức tối ưu — lượng đặt hàng kinh tế (economic order quantity – EOQ) — cân giữa chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho. Khi nào đặt thì dựa vào điểm đặt lại (reorder point). Làm bằng trí nhớ thì bạn cứ đong đưa giữa chôn vốn vì trữ dư và dừng chuyền vì hết một chi tiết. Một hệ thống làm phần tính toán đó thay bạn.
3. Không nắm được tiến độ thật
Đơn số 204 giờ đang ở đâu? Nếu câu trả lời thành thật duy nhất nằm trong đầu ai đó hoặc trên tờ giấy theo chân sản phẩm ngoài xưởng sản xuất, thì bạn không có điều độ sản xuất. Lập kế hoạch sản xuất có ba tầng:
- Làm gì
- Làm thế nào
- Theo thứ tự nào
Không tầng nào chạy nổi nếu tình trạng hiện tại vô hình. Đây là nút thắt âm thầm ăn mòn ngày giao hàng.
4. Kiểm tra chất lượng ghi nhận quá trễ
Lỗi phát hiện sau khi giao là loại đắt nhất. Một lần kiểm ghi nhận vài ngày sau, hoặc không ghi, nghĩa là bạn biết về sự cố từ khách hàng thay vì từ sàn xưởng sản xuất. Bắt lỗi sớm hơn một công đoạn thì gần như miễn phí; bắt lỗi ở tận Đức thì không.
5. Xuất hóa đơn chậm
Hàng đã giao nhưng hóa đơn ra sau vài ngày, thậm chí vài tuần. Mỗi ngày chậm là một ngày cộng thẳng vào khe hở thanh khoản — cái bẫy dòng tiền chúng tôi viết riêng ở bài kia. Hóa đơn chậm là tiền về chậm, mà tiền về chậm mới đúng là thứ giết những xưởng sản xuất có lãi.
Bắt đầu từ đâu
Đừng cố sửa cả năm nút cùng lúc. Bắt đầu từ hai cái chạm thẳng tới tiền: nhận đơn và xuất hóa đơn. Tự động hóa hai khâu này thường hoàn vốn cho cả công cuộc chỉ trong vài tháng, và mua cho bạn khoảng thở để gỡ phần còn lại. Củng cố tầng lập kế hoạch trước ở chỗ nó bảo vệ đồng tiền của bạn — máy móc và tay nghề thì bạn đã có sẵn rồi.
Nguyễn Hải Minh
Tôi làm việc trong ngành CNTT tại Đức — trực tiếp viết phần mềm và xử lý dữ liệu hệ thống ERP (như INFOR) cho các nhà máy sản xuất của Đức. Về học vấn, tôi có bằng Cử nhân Kỹ thuật CNTT và bằng Kỹ thuật viên Điện tử Thông tin cấp nhà nước tại Đức. Tất cả những nền tảng đó giúp tôi rèn luyện một tư duy hệ thống vững vàng để làm tự động hóa và tối ưu vận hành chuẩn chỉ.
Tìm hiểu thêm về tác giả →